Internal Communication (Introduction)

Praktek PR adalah keseluruhan upaya yang dilansgungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan hubungan yang saling menghargai dan mutual understanding.

Dalam hal ini, ada 4 tahap proses humas, yaitu

4. Mengevaluasi program Mengevaluasi program sangat penting, tidak boleh terlupakan. Karena dengan melakukan evaluasi kita akan tau apakah ada kekurangan dari program yang telah kita jalankan. Dan akan menjadi pembelajaran untuk kedepannya. Intinya kita harus mengevaluasi bagaimana kita telah melaksanakannya.

1. Mengidentifikasi masalah PR Maksudnya adalah seorang PR harus tau apa yang sedang terjadi saat ini. Apabila ada permasalahan maka seorang PR harus mencari tau apa penyebab permasalahan tersebut muncul. Jadi seorang PR harus tanggap dengan isu-isu tentang perusahaan. Hal pertama harus dilakukan adalah mengumpulkan fakta, melihat apa gejalanya, dan juga mencari tau apa masalahnya. Selain itu seorang PR juga harus menanyakan opini atau pendapat public. Memantau pengertian, opini, sikap, dan perilaku pubik (penelitian). Harus diingat dalam tahap ini seorang pemimpin harus mendukung program PR nya.

3. Mengambil tindakan dan mengkomunikasikannya Jadi pada tahap ini seorang PR harus mengambil tindakan, bagaimana dan kapan akan melakukan dan mengatakannya kepada stakeholder terkait masalah yang terjadi.

2. Merencanakan dan menyusun program Setelah mengidentifikasi masalah, langkah selanjutnya adalah harus membuat perencanaan apa yang harus dilakukan, dan apa yang harus dijelaskan perihal masalah tersebut kepada stakeholder.

Hubungan yang ideal dengan publik internal ditandai dengan:

1. Kepercayaan antara atasan dan bawahan

2. Arus komunikasi yang baik

3. Kepuasan status dan partisipasi setiap individu

4. Berlangsungnya pekerjaan tanpa perselisihan

5. Lingkungan yang sehat

6. Kesadaran akan suksesnya organisasi

7. Sikap optimis untuk masa mendatang

Beberapa contoh tujuan Internal PR:

•        Menjelaskan kebijakan dan cara kerja perusahaan

•        Menjadi sarana komunikasi di dalam perusahaan

•        Menghilangkan kesalahpahaman antara pihak manajemen dan pegawai

•        Menjadi sarana menyampaikan keluhan, keinginan atau sumbang saran dan    informasi serta laporan kepada pihak manajemen.

Teknik Penulisan Naskah Majalah Internal

Di dalam penulisan majalah Internal biasanya menyajikan berita dalam bentuk feature. Alasannya adalah karena penerbitan majalah internal dalam rentang waktu yang lama. Karena itu agar saat orang-orang membaca berita tersebut 2, 3, atau 4 bulan kedepan berita tersebut tidak basi.

Yang harus diperhatikan dalam membuat naskah

·   Judul harus mencerminkan tema. Maksudnya adalah gunakan kata-kata yang khas, tidak umum, dan menarik

·  Biasakan menggunakan lead, tujuannya agar pembaca tertarik membaca suatu rubric secara keseluruhan

·      Tubuh harus dinamis, feature harus dinamis sampai penutup, jangan anti klimaks. Karena itu untuk feature informasi yang disajikan awal dan akhir harus penting

·      Jenis font juga dibedakan dengan tubuh tulisan

·     Penutup harus bergaya pamit contoh untuk rubric profil karyawan “semoga Bapak Fatir dapat menginspirasi …”

·      Ringkasan dimulai dengan 5w+1h

·  Bisa dengan cuplikan lagu, puisi, pertanyaan, dan bisa juga anekdot, atau juga bisa kutipan tokoh terkenal

Tubuh Tulisan (Feature)

·   Tubuh tulisan juga harus beruntun, jadi harus menjelaskan satu kalimat sampai selesai atau tuntas, setelah itu boleh masuk ke bagian lain misalnya how, when, dan lainnya.

·      Dalam satu alinea tidak boleh focus dengan 2 topik.

·      Harus menggunakan kalimat penghubung contohnya sedangkan, oleh karena itu.

·   Satu kalimat terdiri dari 8-10 kalimat, dan satu alinea tidak lebih dari 5 kalimat, tidak boleh terlalu banyak, kalau mau banyak gunakan atau berikan sub judul

·      Tidak boleh ada pengulangan

·      Tidak kering dan tidak kaku

·      Tidak boleh bertele-tele

·      Kalimat setelah harus menerangkan kalimat sebelumnya.

Penutup

·      Gunakan jadi, maka (dengan nada menurun)

·    Ajak pembaca atau desak pembaca untuk merespon contoh bagaimana dengan nutris anak anda? Sudah sehatkah anda?

Internal Event

Adapun fungsi dari internal event adalah

·      Untuk meningkatkan produktivitas karyawan.

·      Untuk meningkatkan kesetiaan atau loyalitas karyawan

·      Untuk meningkatkan sense of belonging karyawan

Dan yang terpenting dari sebuah event atau kegiatan untuk membentuk sebuah teamwork yang solid

Contoh event formal adalah workshop sedangkan contoh event informal adalah gathering yang fun. Gathering juga bisa formal jika yang menghadiri gathering tersbut adalah kepala-kepala cabang, atau kepala divisi. Gathering itu terlaksanauntuk rapat mengenai hasil kerja

Family gathering dilakukan untuk memberikan informasi mengenai apa pekerjaan dan bagaimana kondisi lingkungan pekerjaan karyawan kepada anggota keluarga

Event juga dapat melahirkan atau memiliki dampak positif dan negative. Tetapi jangan menjadikan dampak negative sebagai alasan tidak melaksanakan event.

Jika ada suatu kasus seperti, perusahaan telah membuat suatu event yang bertujuan untuk mendekatkan atau mengakrabkan semua karyawan. Tetapi setelah event tersebut tidak berdampak untuk satu atau dua karyawan. Karena jika kita membjat sebuah event, biasanya tidak semua karyawan dapat menyerap pesannya. Jadi tugas kita selanjutnya adalah mencari solusi lain misalnya memberikan counseling

Event yang sekarang sedang trend di perusahaan adalah event KPI (key performance Indicator). Jadi dimana karyawan membuat apa saja yang harus ia capai demi perusahaan, dan tugas perusahaan adalah bagaimana membantu karyawan tersebut. Bisa saja dengan memfasilitasi kebutuhan dari karyawan tersebut.

Pernahkah mendengar istilah RUPS? Jadi RUPS itu yang wajib melakukan adalah perusahaan yang sudah go public. Karena RUPS itu untuk perusahaan yag sudah banyak pemegang sahamnya.

Jadwal RUPS bisa dilihat dimana tempat dan kapan waktunya, karena itu jika suatu perusahaan menyelenggarakan RUPS, jumlah wartawan yang hadir akan membludak, karena ini merupakan kesempatan wartawan gadungan untuk mencari uang. Jadi, PR harus tanggap dalam menghadapi wartawan-wartawan seperti ini. Bisa saja dengan menyuruh wartawan yang hadir membawa kartu identitas surat kabar yang mengutus mereka. Tetapi biasanya wartawan gadungan memiliki banyak ide untuk tetap masuk.

Annual meeting lebih bersifat informal dan lebih internal. Biasanya dilakukan diluar kantor dan bisa juga diluar kota. Dan yang membuat rumit tugas PR disini adalah mengatur transportasi, dan tetek bengek lainnya.

Strategi dan teknik membuat majalah internal

Perbedaan antara media internal dengan company profile adalah jika media internal itu terdapat tanggal dan edisi. Sedangkan company profile tidak, company profile itu bisa dibuat sekali untuk beberapa tahun kedepan, sampai adanya sebuah perubahan.

Majalah internal itu dicetak secara berkala dan disebarkan baik kepada internal atau stakeholder.

Ada beberapa aturan dalam majalah dan newsletter, diantaranya

·      Judul tidak boleh menggunakan singkatan, karena akan membuat pembaca bingung.

·      Harus disertai gambar, berguna untuk menarik perhatian pembaca.

·      Buatlah dan gunakan cover untuk majalah Internal

·      Foto atau gambar yang disajikan harus dengan kualitas terbaik.

Jenis bahan dalam majalah

Cover : Art Carton 200 gram, fancy paper, laminating glossy (kekurangannya kurang elegan, karena mengkilat)

Isi : Art paper 100 gram atau hvs 80 atau 100 gram. Untuk cover dan isi dapat menggunakan A4, atau A5.

Istilah-istilah yang dipakai dalam mencetak newsletter dan majalah internal

4/4 artinya full colour

4/0 artinya depan full colour tetapi halaman dibaliknya kosong, atau

4/1 artinya depan fyll colour, dan halaman dibaliknya hitam putih

Dan juga kita harus mengetahui teknik-teknik untuk mencetak newsletter atau majalah internal

·      Offset, semakin banyak kita mencetak maka akan semakin murah.

·      Digital printing, bisa dipilih jika terdesak, harga relative lebih mahal.

·      Sablon, harga relative lebih murah

·      Laminating Dove, tidak glossy, dan warnanya tetap cerah

·      Logo timbul yaitu di emboss

Fungsi jurnal Internal

·      Komunikasi. Contohnya rubric surat pembaca, dan Tanya jawab dengan manajemen

·    Informasi. Lebih ke satu arah. Contohnya opini, rubric info produk, tulisan khusu dari ahli

·      Pendidikan

·      Hiburan. Contohnya adalah TTS, kuis berhadsiah, karikatur, humor.

· Pengetahuan. Contohnya sejarah organisasi, profil karyawan, profil perusahaan, pengetahuan populer, tips dan trik, dan juga berita competitor

Faktor-faktor dalam merancang majalah internal

· Cakupan pembaca. Usahakan dapat diterima di semua kalangan. Dan juga harus   ditentukan gaya bahasa yang digunakan

·  Kuantitas. Harus memperhatikan ukuran kertas, jumlah halaman (jika terlalu banyak halaman orang akan bosan, dan jika sedikit halaman beresiko informasi yang disajikan kurang). Selain itu, jumlah halaman juga harus disesuaikan dengan budget perusahaan

· Frekuensi. Kita harus menentukan berapa bulan sekali majalah internal kita akan diterbitkan. Ideal atau umumnya adalah satu bulan sekali. Dan kalau newsletter biasanya satu minggu sekali

·      Kebijakan

· Judul. Judul harus menarik, catchy, mewakili perusahaan dan isi atau rubric yang disampaikan, dan juga jangan berubah-ubah karena akan membuat pembaca bingung

·      Proses percetakan. Format, jumlah halaman, dan kualitas cetak.

·      Gaya dan format hitam putih atau satu warna atau berwarna

·   Iklan dapat menambah penampilan majalah menjadi semakin menarik. Biaya produksi juga bisa tercover dari iklan

·   Menentukan kelayakan pelaksanaan seperti dana, staf, waktu, dan kecukupan peralatan yang ada.

Bentuk media internal

·      Bulletin : minimal 16 halaman

·      Newsletter : 4-8 halaman

·      Majalah : 32-100 halaman.

Jenis Media Internal

Ada 4 bentuk utama di dalam jenis-jenis media

·  Lisan dapat berbentuk briefing, rapat, diskusi, ceramah, teguran. Contohnya adalah  hotel yaitu morning briefing yang membahas dan mengevaluasi tentang masalah kemarin.

·  Tertulis dapat berbentuk surat, bulletin, brosur, company profile, information board, newsletter, dan annual report. Dari semua bentuk tertulis, bulletin dianggap paling efektif. Ada 2 bentuk company magazine yaitu majalah untuk karyawan dan majalah untuk costumer. Contoh dari majalah untuk consumer adalah majalah yang diterbitkan oleh bank, asuransi, dan penerbangan.

Seiring perkembangan teknologi maka media-media tersebut dibuat secara elektronik seperti e-bulletin dan e-magazine. Adapun kelebihan dari e-magazine adalah hemat biaya, langsung tertuju kepada personal, dan lebih cepat. Dibalik kelebihan pasti ada kekurangan, dimana kekurangannya adalah karyawan malas untuk membuka, dan tidak mudah disimpan. Apabila menggunakan secara konvensional bisa disimpan tetapi perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih.

Newsletter

Newsletter merupakan media berkala, umumnya satu bulan sekali. Didalam newsletter harus ada jadwal terbit, karena itu disebut sebagai media berkala.

Company Profile

Company profile itu dibuat untuk memperkenalkan perusahaan, terutama untuk calon investor. Adapun isi dari company profile itu adalah visi, misi, sejarah, produk, dan hal-hal lain yang berhubungan atau terkait dengan perusahaan.

Annual report

Di dalam annual report juga harus dicantumkan tahun, nomor, dan tanggal karena berkala. Annual report menjelaskan tentang prestasi atau apa yang dilakukan perusahaan dalam jangka waktu satu tahun. Dan yang paling penting dalam annual report adalah laporan keuangan. Dan yang harus diingat adalah setiap karyawan hendaknya membaca media-media yang diterbitkan oleh perusahaan Karena akan meningkatkan kesadaran atau awareness dan juga sense of belonging.

Majalah Dinding

Media yang digunakan untuk menyampaikan berita kepada karyawan. Kelebihannya adalah informasi lebih up to date, dan juga tidak ada waktu edisi. Setiap ada berita langsung dikabarkan kepada karyawan melalui majalah dinding. Misalnya berita duka, berita kelahiran, dan jadwal libur.

·      Counselling

Sudah mulai terlihat sebuah masalah, tetapi belum adanya sebuah akibat. Misalnya memberikan nasehat kepada karyawan dalam memecahkan sebuah permasalahan.

·      Event

Contoh dari event disini adalah pertandingan olahraga, family gathering, outing, outbond, training, acara keagamaan (buka puasa bersama), dan peringatan suatu peristiwa.

Penghargaan atau award

Penghargaan atau award sangat bermanfaat guna meningkatkan semnagat karyawan. Contohnya sebuah perusahaan memberikan penghargaan kepada karyawan terbaik, atau divisi terkreatif.

Audit Komunikasi

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi. Audit komunikasi itu dilakukan untuk adanya sebuah perbaikan. Yang diutamakan dalam audit komunikasi adalah internal, namun bisa juga eksternal.

Tujuannya itu adalah untuk efektifitas organisasi, dan juga untuk produktivitas bekerja. Output dari audit komunikasi adalah analisa. Jadi, kalau seandainya adanya suatu permasalahan maka harus dirumuskan sebuah solusi. Inti dari audit komunikasi adalah analisa dan solusi. Hasilnya bukan sekedar solusi tetapi dapat juga pemberhentian atau pemindahan kerja.

Fokus kajian terutama tertuju pada penemuan masalah dan factor yang dapat menghambat atau mengganggu pelaksanaan efektivitas sistem komunikasi. Contohnya kenapa karyawan tidak produktif? Kenapa ada karyawan yang keluar? Apa penyebab karyawan tidak betah atau tidak focus, konsentrasi, dan semangat dalam bekerja? Atau tidak ada masalah, tapi kenapa tidak ada costumer, atau mengapa penjualan menurun? Jawabannya adalah karena terciptanya suatu komunikasi yang buruk.

Adapun tujuan audit komunikasi secara lebih rinci yaitu

—    1. Menentukan lokasi di mana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan informasi terjadi, berkaitan dengan topik, sumber, dan saluran komunikasi tertentu.

—           2.   Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan.

— 3. Mengukur kualitas hubungan konmunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana     kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepausan kerja karyawan secara keseluruhan.

—     4. Mengenali kategori dan contoh pengalaman atau peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun negatif.

—    5. Memberikan rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakuakn berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi

—   6. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif untuk desas desus, pesan sosial dan pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau yang dibentuk sesuai bagan organisasi.

—    7. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan membandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liaison), angota kelompok (group member) dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.

Dan ada metode-metode dalam audit komunikasi diantaranya adalah Survei dengan kuesioner, wawancara tatap muka, teknik analisa jaringan, pengalaman komunikasi, catatan harian komunikasi, observasi, dan analisa isi. Dan metode audit yang paling efektif adalah survey dengan kuisioner dan wawancara yang mendalam secara kualitatif.

Tahapan audit komunikasi:

1. Pencarian fakta, contoh kita harus mencari fakta berapa persen karyawan yang puas, berapa persen karyawan yang tidak puas, dari sekian persen yang menilai.
2. Analisis, kita juga harus menganalisa apa penyebab hal tersebut terjadi, misalnya 70% karyawan tidak puas, hal ini harus kita analisa apa penyebabnya, bisa saja karena buruknya komunikasi, atau tidak ada kejujuran dan keterbukaan, atau hal-hal lainnya
3. Evaluasi saran dan pelaporan, harus adanya saran dan rekomendasi.

Iklim Komunikasi dan Budaya Perusahaan

Iklim komunikasi adalah gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik-konflik antar pribadi, dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi tsb. Untuk mencapai tujuan suatu perusahaan harus ada motivasi para karyawan. Untuk memunculkan motivasi, harus diterapkan iklim yang suportif dan kondusif.

Dalam hal ini, ada 5 unsur dalam membentuk sebuah organisasi, yaitu

1.  Anggota organisasi

Yang perlu dicermati dalam hal ini adalah pemikiran dan perasaan (emosi dan keinginan)

2.  Pekerjaan

Untuk pekerjaan terbagi menjadi 2 yaitu tugas formal dan tugas informal. Untuk tugas formal, biasanya menggunakan iklim lebih kaku seperti bank dan asuransi. Sedangkan untuk tugas informal, biasanya menggunakan iklim yang lebih cair contohnya media.

3.  Pengelolaan (manajemen)

Untuk pengelolaan atau manajemen ini lebih ke bagaimana cara sebuah perusahaan mengelola perusahaannya. Mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian.

4.  Struktur Organisasi

Jika semakin vertical maka iklim organisasinya semakin jauh. Yang mempengaruhi struktur organisasi adalah kompleksitas, formalisasi (hubungan kaku dan resmi), dan sentralisasi (terpusat). Jadi semakin besar perusahaan maka komunikasi dalam perusahaan tersebut akan semakin rumit, karena pegawainya banyak.

5.  Pedoman Organisasi

Yang harus di tentukan dalam membentuk suatu organisasi adalah visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, prosedur, aturan. Karena apabila suatu perusahaan dilandasi dengan visi maka perusahaan tersebut tau kemana dan apa yang harus ia capai. Dalam menggapai visi hendakanya menentukan misi, jadi visi dan misi harus selaras. Dan juga yang harus diingat adalah harus adanya sebuah aturan yang berlaku. Tujuannya adalah agar orang-orang yang ada didalam sebuah perusahaan tau apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Dan jika ia melanggar aturan tersebut, maka akan ada hukuman yang berlaku. Sebaliknya jika selalu mematuhi dan ikut berpartisipasi dalam menegakkan aturan maka akan mendapatkan reward.

Jika kita sudah menerapkan 5 unsur diatas, kita juga harus tau apa saja tips-tips dalam membentuk komunikasi positif dalam perusahaan.

·     Pupuk rasa saling percaya dengan rekan, atasan, maupun bawahan. Saling percaya sangat berpengaruh kuat dalam membentuk komunikasi yang positif. Dalam hal ini, kita harus percaya dengan kemampuan rekan kita. Karena jika kita meragukan, maka yang akan timbul adalah rasa benci dan berdampak buruknya komunikasi antar kedua karyawan tersebut. Dan dampak yang paling besar adalah untuk perusahaan, karena perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang orang-orang didalamnya saling mensupport, saling percaya, dan akhirnya terbentuk suatu koordinasi yang solid dan juga iklim yang kondusif.

·   Pembuatan keputusan bersama. Di dalam suatu perusahaan terdapat banyak orang, banyak pikiran, banyak pendapat, dan juga pastinya banyak perbedaan persepsi. Hendaknya jika ada suatu permasalahan atau hal apapun yang menuntut untuk adanya satu keputusan, sebaiknya dikoordinasikan dengan rekan lainnya, mintalah pendapat yang lainnya, dengan begitu setiap karyawan akan merasa dianggap, dihargai. Dengan begitu, timbul rasa memiliki dan itu berdampak baik bagi perusahaan yaitu karyawan akan lebih berusaha dalam bekerja untuk kemajuan perusahaan.

· Jujur. Kejujuran merupakan suatu hal yang harus ditanamkan di setiap anggota perusahaan. Misalnya perusahaan sedang terjadi penurunan penjualan. Sebagai pimpinan yang baik hendaklah jujur kepada bawahannya. Jelaskan apa yang terjadi dengan perusahaan. Dan libatkan mereka, tanyakan apa pendapat mereka. Dengan begitu, mereka akan merespon dan dapat mengungkapkan apa yang ada dalam pikiran mereka. Namun kejujuran juga ada batasannya.

·   Adanya keterbukaan. Keterbukaan sangat penting, karena jika kita saling terbuka maka kita akan saling tau apa pendapat orang tentang diri kita. Dan juga ini dapat menjadi sebuah jalan untuk memperbaiki diri kita. Banyak kasus yang terjadi saat ini adalah banyak karyawan yang lebih terbuka dengan media social, sebenarnya hal tersebut tidak dapat menyelesaikan masalah. Cobalah untuk terbuka dengan orang yang bermasalah dengan kita.

·   Active listening. Cobalah untuk saling mendengarkan baik itu atasan dengan bawahan, bawahan dengan atasan, ataupun antar rekan. Karena dengan kita mendengarkan bisa juga untuk membangun diri kita, dan juga melatih kita bagaimana cara menyelesaikan masalah. Dalam hal ini, bisa saran, pendapat, kritik tapi harus dengan pikiran terbuka. Kinerja tinggi. Dalam hal ini, kita harus memiliki komitmen. Karena dengan kita berkomitmen, akan memacu diri kita untuk selalu menberikan yang terbaik, dan dengan kualitas bekerja yang terbaik pula.