Audit Komunikasi

Audit komunikasi adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi. Audit komunikasi itu dilakukan untuk adanya sebuah perbaikan. Yang diutamakan dalam audit komunikasi adalah internal, namun bisa juga eksternal.

Tujuannya itu adalah untuk efektifitas organisasi, dan juga untuk produktivitas bekerja. Output dari audit komunikasi adalah analisa. Jadi, kalau seandainya adanya suatu permasalahan maka harus dirumuskan sebuah solusi. Inti dari audit komunikasi adalah analisa dan solusi. Hasilnya bukan sekedar solusi tetapi dapat juga pemberhentian atau pemindahan kerja.

Fokus kajian terutama tertuju pada penemuan masalah dan factor yang dapat menghambat atau mengganggu pelaksanaan efektivitas sistem komunikasi. Contohnya kenapa karyawan tidak produktif? Kenapa ada karyawan yang keluar? Apa penyebab karyawan tidak betah atau tidak focus, konsentrasi, dan semangat dalam bekerja? Atau tidak ada masalah, tapi kenapa tidak ada costumer, atau mengapa penjualan menurun? Jawabannya adalah karena terciptanya suatu komunikasi yang buruk.

Adapun tujuan audit komunikasi secara lebih rinci yaitu

—    1. Menentukan lokasi di mana kelebihan muatan informasi ataupun kekurangan muatan informasi terjadi, berkaitan dengan topik, sumber, dan saluran komunikasi tertentu.

—           2.   Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan.

— 3. Mengukur kualitas hubungan konmunikasi, secara khusus mengukur sejauh mana     kepercayaan antarpribadi, dukungan, keramahan dan kepausan kerja karyawan secara keseluruhan.

—     4. Mengenali kategori dan contoh pengalaman atau peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun negatif.

—    5. Memberikan rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakuakn berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi

—   6. Mengenali jaringan-jaringan yang aktif untuk desas desus, pesan sosial dan pesan kedinasan, kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi atau yang dibentuk sesuai bagan organisasi.

—    7. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan membandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liaison), angota kelompok (group member) dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas.

Dan ada metode-metode dalam audit komunikasi diantaranya adalah Survei dengan kuesioner, wawancara tatap muka, teknik analisa jaringan, pengalaman komunikasi, catatan harian komunikasi, observasi, dan analisa isi. Dan metode audit yang paling efektif adalah survey dengan kuisioner dan wawancara yang mendalam secara kualitatif.

Tahapan audit komunikasi:

1. Pencarian fakta, contoh kita harus mencari fakta berapa persen karyawan yang puas, berapa persen karyawan yang tidak puas, dari sekian persen yang menilai.
2. Analisis, kita juga harus menganalisa apa penyebab hal tersebut terjadi, misalnya 70% karyawan tidak puas, hal ini harus kita analisa apa penyebabnya, bisa saja karena buruknya komunikasi, atau tidak ada kejujuran dan keterbukaan, atau hal-hal lainnya
3. Evaluasi saran dan pelaporan, harus adanya saran dan rekomendasi.